Résistance par les données – les sociétés immobilières peuvent résister aux crises multiples
2023 sera l'année de la numérisation dans le secteur immobilier. Mais maintenant, vraiment ? - demanderont certains, résignés. Du moins en ce qui concerne les données, les fichiers et la gestion des documents, car ils constituent la base de toute entreprise numérique et agile. "La nécessité de numériser est arrivée dans le monde de l'immobilier bien plus tard que dans de nombreux autres secteurs. Ce n'est que la situation actuelle faite de multicrises qui oblige formellement les gestionnaires d'actifs, les développeurs et les gestionnaires de biens à repenser leurs stratégies", explique Patrick Penn, fondateur et directeur de docunite GmbH. Il en est convaincu : une solide base de données et de documents numériques est une base absolue et le principal matériau de construction pour le succès et la croissance à long terme.
Agir plutôt que réagir – toujours avoir une longueur d’avance sur la prochaine crise
Le monde évolue différemment et plus rapidement que prévu. Différentes crises se développent en parallèle et à des rythmes différents : Ainsi, à la pénurie de main-d’œuvre qualifiée s’ajoutent la hausse des coûts des matières premières et de l’énergie, l’inflation et la hausse des taux d’intérêt. L’indice JLL Victor d’évolution de la valeur des immeubles de bureaux de haut standing a par exemple connu une baisse sans précédent dans les métropoles allemandes. Ainsi, les valeurs ont baissé de 11,2 % au cours de l’année 2022. Depuis Corona, les sociétés immobilières sont durablement en mode crise. « Qu’il s’agisse d’une hausse des prix ou d’une pénurie de matériaux, je dois pouvoir y réagir rapidement et de manière flexible en tant qu’entreprise. Qu’est-ce que cela signifie pour les structures internes ? Ce n’est que si je dispose à tout moment de mes documents et données de haute qualité sans avoir à les rechercher que je peux acheter ou vendre des actifs de manière flexible, organiser des projets de manière transparente et rationaliser les processus. Et j’ai toujours une longueur d’avance sur la prochaine crise. Une stratégie de données numériques et une gestion des documents qui en découle sont exactement ce dont il s’agit. Elles constituent la base de toute décision », explique M. Penn, expert en numérisation.
Faire valoir ses droits de garantie
En période de défis, les sociétés immobilières cherchent des moyens de protéger leurs marges. L’un des problèmes récurrents de la gestion d’actifs et de biens est la garantie. Les réclamations au titre de la garantie ne sont souvent pas faites dans les délais ou ne sont pas faites du tout, ce qui entraîne des coûts de rénovation supplémentaires pour certains corps de métier. Les propriétaires de biens immobiliers commerciaux perdent ainsi beaucoup d’argent. Les connaissances en la matière sont souvent détenues par des employés, voire des partenaires externes pour la gestion de la propriété. Si ces derniers quittent l’entreprise ou si le gestionnaire de biens externe change, personne ne sait plus qui est engagé et comment. Ou, si les fichiers et les documents sont introuvables ou ne sont pas disponibles assez rapidement, les délais expirent parfois. Dans ce cas, le propriétaire ou le gestionnaire de biens se retrouve sur la paille et doit supporter les coûts, ce qui entraîne une baisse de la performance du portefeuille. Là encore, un DMS systématique peut apporter de la transparence et remédier à la situation.
Parler plus honnêtement de la numérisation
Le secteur immobilier a besoin de solutions numériques adaptées à ses besoins spécifiques, tout en établissant des normes. C’est particulièrement vrai pour les grandes entreprises qui doivent gérer des biens immobiliers à toutes les étapes de leur cycle de vie. « Les fournisseurs de logiciels ont fait beaucoup de promesses par le passé, ce qui a conduit à des attentes excessives qui n’ont pas été tenues et qui ont laissé une terre brûlée », déclare Penn et demande : « Nous devons parler plus honnêtement de la numérisation. Plus honnêtes dans nos attentes d’une solution. Plus honnêtes sur ce qu’une solution peut apporter. Et plus honnêtes sur la manière dont nous pouvons évoluer vers une économie immobilière numérique. Car les projets numériques réussis ont toujours un point commun : une collaboration honnête entre le fournisseur et le client, avec un objectif commun et les utilisateurs en ligne de mire »